POP: Cadastro de Clientes e Contatos no Odoo
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    POP – Cadastro de Clientes e Contatos no Odoo


    1. Objetivo

    Padronizar o cadastro de clientes e contatos no Odoo, garantindo organização, confiabilidade das informações, agilidade operacional e redução de erros em processos comerciais, financeiros, fiscais e de atendimento.

    2. Aplicação

    Este procedimento aplica-se a todos os colaboradores responsáveis por cadastrar, atualizar ou revisar dados de clientes e contatos no Odoo.

    3. Responsáveis

    • Equipe Comercial / Atendimento: coletar as informações do cliente e realizar o pré-cadastro ou cadastro no sistema quando o cliente ainda estiver na etapa de lead.
    • Equipe Administrativa / Cadastro: validar as informações cadastradas junto à gestão e supervisão, complementar dados quando necessário, realizar cadastro e atualização de dados dos clientes já internalizados no processo.
    • Gestão / Supervisão: validar padrão de cadastro, apoiar a conferência das informações e orientar correções quando necessário.

    4. Sistemas e documentos utilizados

    • Odoo
    • Asaas
    • Cartão CNPJ / Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral
    • Contrato social ou requerimento de empresário (quando necessário)
    • Documentos comerciais, contratuais ou fiscais
    • E-mail, telefone e demais dados enviados pelo cliente
    • Google Drive
    • NXZ ERP
    • Logo da empresa

    5. Definições

    • Contato: no Odoo, todo registro é tratado como contato, independentemente de ser empresa, pessoa física, lead ou cliente ativo.
    • Cliente: contato que possui contrato e proposta comercial devidamente assinados, assinatura ativa e que não esteja inadimplente.
    • Lead: contato ainda em fase comercial, sem conversão definitiva em cliente.
    • Contato da empresa: cadastro principal da empresa no sistema, vinculado ao CNPJ e às informações operacionais, comerciais e cadastrais.
    • Contato individual vinculado: pessoa física relacionada à empresa, cadastrada na aba “contatos e endereços” dentro do contato da empresa, com informações como nome, e-mail, telefone, cargo e CPF.

    6. Regras gerais de cadastro

    1. Todo cadastro deve ser realizado com base em informações verificáveis.
    2. Antes de criar um novo cliente, deve-se consultar no Odoo se já existe cadastro prévio, para evitar duplicidade.
    3. O cadastro deve seguir padrão único de preenchimento, sem abreviações desnecessárias e sem informações soltas em campos incorretos.
    4. Dados fiscais e cadastrais devem ser preenchidos com máxima atenção, pois impactam faturamento, cobrança, emissão de documentos e comunicação.
    5. Sempre que houver mais de um responsável no cliente, os contatos devem ser cadastrados separadamente e vinculados ao cadastro principal.
    6. Informações incompletas não devem ser inventadas ou presumidas. Quando faltar dado essencial, o responsável deve solicitar complementação.
    7. Todo cadastro deve respeitar o padrão visual e estrutural definido no Odoo.

    7. Padrão obrigatório de preenchimento no Odoo

    7.1. Tipo de cadastro

    • Selecionar empresa quando o cadastro for de CNPJ.
    • Selecionar Individual quando o cadastro for de CPF.

    7.2. Nome do cadastro

    Quando for empresa, o nome deve seguir obrigatoriamente o padrão:

    RAZÃO SOCIAL - Nome do Grupo - UF do estado da loja - ID da loja

    Exemplo:

    CAFETERIA CURITIBA LTDA - Cafeteria Group - PR Alameda Carlos de Carvalho

    7.3. Composição do nome

    O nome do cadastro deve conter:

    • Razão social conforme documento oficial;
    • Nome do grupo econômico ou comercial;
    • UF do estado da loja;
    • Identificação da loja, como, por exemplo:
      • Rua
      • Bairro
      • Edifício
      • Matriz
      • Unidade
      • Shopping

    7.4. Endereço

    Inserir sempre o endereço completo, contendo no mínimo:

    • Logradouro
    • Número
    • Complemento, quando houver
    • Bairro
    • Cidade
    • Estado
    • CEP
    • País

    7.5. Telefone e celular

    • Inserir telefone e celular.
    • Caso o cliente possua apenas um número, este deve ser **replicado nos campos telefone e celular**.

    7.6. E-mail

    • Inserir sempre o e-mail principal do cliente.
      • O e-mail deve ser conferido antes de salvar o cadastro.

    7.7. CNPJ

    • O CNPJ deve ser inserido sempre no formato:

    00.000.000/0000-00

    • Antes de salvar, conferir se o número está correto e corresponde à razão social cadastrada.

    7.8. Marcadores

    • Inserir sempre o marcador com o nome do grupo.
      • Caso seja apenas um lead, inserir o marcador: lead

    7.9. Links obrigatórios

    Devem ser inseridos, quando aplicável:

    • Link de acesso ao Asaas
    • Pasta do Google Drive, quando houver
    • Link da base NXZ ERP

    7.10. Padrão do link NXZ ERP

    O link da base NXZ ERP deve seguir obrigatoriamente o formato:

    [https://erp.[nomedogrupo].saas.nexuz.app/web#company=00000000000000](https://erp.[nomedogrupo].saas.nexuz.app/web#company=00000000000000)

    Regras de preenchimento:

    • Substituir [nomedogrupo] pelo nome do grupo correspondente;
    • No campo company=, inserir o CNPJ com 14 dígitos, sem pontuação.

    Exemplo:

    **https://erp.gocoffee.saas.nexuz.app/web#company=56444622000163**

    7.11. Logo da empresa

    • Inserir a logo da empresa no ícone de imagem do cadastro.
      • Sempre que possível, utilizar imagem nítida e correspondente à marca oficial do cliente.

    8. Procedimento de cadastro de cliente

    8.1. Verificar a existência de cadastro anterior

    Antes de iniciar um novo cadastro:

    • Pesquisar pelo nome da empresa, nome fantasia, CNPJ/CPF, telefone e e-mail;
    • Confirmar se já existe cadastro ativo, inativo ou duplicado;
      • Em caso de duplicidade, não criar novo registro sem antes validar qual será mantido.

    8.2. Criar cadastro principal

    Ao confirmar que não existe cadastro anterior, criar o registro principal do cliente.

    8.3. Preencher os campos obrigatórios

    Preencher, no mínimo, os seguintes dados:

    • Tipo: Empresa ou Individual
    • Nome do cadastro conforme padrão interno
    • Razão social
    • Nome fantasia (quando houver)
    • CNPJ ou CPF
    • Inscrição Estadual (quando aplicável)
    • Inscrição Municipal (quando aplicável)
    • Telefone principal
    • Celular
    • E-mail principal
    • Endereço completo
    • Cidade
    • Estado
    • CEP
    • País
    • Marcador
    • Link do Asaas
    • Pasta do Google Drive, quando houver
    • Link da base NXZ ERP
    • Logo da empresa

    8.4. Padrão de preenchimento

    • Razão social: preencher conforme documento oficial, sem erros de digitação.
    • Nome do cadastro: seguir obrigatoriamente o padrão
      Razão Social - Nome do Grupo - UF - Identificação da loja.
    • CNPJ/CPF: conferir número antes de salvar.
      manter no formato 00.000.000/0000-00 para CNPJ ou 000.000.000-00 para CPF
    • Telefone: incluir DDD e manter padrão único de escrita.
    • Celular: preencher o mesmo número do telefone quando houver apenas um contato.
    • E-mail: validar ortografia, pois será utilizado para comunicação e processos automáticos.
    • Endereço: preencher completamente, sem deixar campos relevantes em branco.
    • Marcador: utilizar nome do grupo ou lead, conforme o caso.
    • Links: preencher corretamente os campos operacionais disponíveis.
    • Logo: inserir no cadastro sempre que disponível.
    • Observações: registrar apenas informações úteis, objetivas e profissionais.

    9. Procedimento de cadastro de contatos

    9.1. Quando cadastrar um contato

    Cadastrar contato sempre que houver uma pessoa responsável vinculada ao cliente, tais como:

    • Financeiro
    • Compras
    • Comercial
    • Proprietário / sócio
    • Responsável operacional
    • Responsável por recebimento de documentos ou cobranças

    9.2. Como cadastrar

    O contato deve ser criado vinculado ao cadastro principal do cliente.

    9.3. Dados mínimos do contato

    Preencher, sempre que possível:

    • Nome completo
    • CPF
    • Função / setor
    • Telefone / celular
    • E-mail
    • Observação objetiva, se aplicável (ex.: responsável financeiro)

    9.4. Regras para contatos

    1. Cada contato deve ter sua função identificada de forma clara.
    2. Não cadastrar nomes genéricos como “Financeiro”, “Loja”, “Recepção” no campo de nome da pessoa, salvo quando não houver nome individual disponível.
    3. Se o cliente informar mais de um canal ou mais de uma pessoa, registrar cada um de forma organizada.
    4. Contatos desatualizados devem ser revisados ou inativados conforme necessidade, evitando exclusão sem critério.

    10. Critérios para evitar duplicidade

    Antes de salvar qualquer cadastro, verificar:

    • Se o CNPJ/CPF já existe no sistema;
    • Se a razão social já está cadastrada com grafia semelhante;
    • Se o e-mail ou telefone já estão vinculados a outro cadastro;
    • Se o cliente já existe com nome fantasia diferente.

    Em caso de cadastro duplicado:

    • Não manter dois registros ativos para o mesmo cliente sem justificativa;
    • Validar qual registro contém mais informações corretas;
    • Unificar informações sempre que possível;
    • Informar o responsável pela gestão do cadastro, quando necessário.

    11. Atualização cadastral

    O cadastro deve ser atualizado sempre que houver:

    • Alteração de telefone;
    • Alteração de e-mail;
    • Mudança de endereço;
    • Troca de contato responsável;
    • Alteração de razão social ou nome fantasia;
    • Mudanças fiscais ou societárias relevantes;
    • Alteração de links operacionais;
    • Atualização do logo da empresa.

    Toda atualização deve priorizar a preservação da consistência das informações e, quando necessário, deve ser registrada em observações internas.

    12. Campos que exigem atenção redobrada

    Exigem conferência obrigatória antes de salvar:

    • Tipo de cadastro
    • Nome do cadastro
    • CNPJ / CPF
    • Razão social
    • E-mail principal
    • Endereço completo
    • Contato financeiro
    • Marcador
    • Link do Asaas
    • Link da base NXZ ERP
    • Logo da empresa

    13. Boas práticas

    • Conferir os dados antes de salvar;
    • Utilizar padrão único de escrita;
    • Evitar abreviações desnecessárias;
    • Registrar observações objetivas e úteis;
    • Manter separação entre dados da empresa e dados da pessoa de contato;
    • Priorizar clareza, rastreabilidade e organização;
    • Padronizar a nomenclatura para facilitar pesquisas futuras no sistema.

    14. Não conformidades comuns

    São consideradas falhas de cadastro:

    • Cadastro duplicado;
    • Tipo de cadastro incorreto;
    • Nome fora do padrão estabelecido;
    • CNPJ incorreto ou sem formatação padrão;
    • E-mail digitado errado;
    • Contato cadastrado no lugar da empresa principal;
    • Empresa cadastrada sem contato mínimo;
    • Informações importantes lançadas em campos errados;
    • Ausência de link operacional quando disponível;
    • Ausência de logo quando disponível;
    • Ausência de atualização após mudança informada pelo cliente.

    15. Fluxograma

    graph TD
    A[1. Receber dados do cliente] --> B{2. Já existe no Odoo?}
    B -- Sim --> C[Atualizar registro existente]
    B -- Não --> D[3. Validar documentos e informações]
    
    D --> E{4. Empresa ou Individual?}
    
    E --> F[5. Criar cadastro principal - Padrão Interno]
    F --> G[6. Inserir endereço completo]
    G --> H[7. Inserir Telefone, Celular e E-mail]
    H --> I[8. Inserir CNPJ/CPF corretamente]
    I --> J[9. Inserir marcador]
    J --> K[10. Inserir links obrigatórios]
    K --> L[11. Inserir logo da empresa]
    L --> M[12. Cadastrar contatos vinculados]
    
    M --> N[13. Conferir campos críticos]
    N --> O[14. Salvar]
    O --> P[15. Revisar cadastro finalizado]
    
    C --> P
    P --> Q((Fim do Processo))
    
    style B fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
    style E fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
    style Q fill:#dfd,stroke:#333

    16. Checklist de conferência final

    Antes de concluir, verificar:

    • [ ] Não existe cadastro duplicado
    • [ ] Tipo do cadastro foi marcado corretamente como Empresa ou Individual
    • [ ] Razão social está correta
    • [ ] Nome do cadastro segue o padrão: Razão Social - Nome do Grupo - UF - Identificação da loja
    • [ ] Nome fantasia foi preenchido, se aplicável
    • [ ] CNPJ/CPF está correto
    • [ ] CNPJ está no formato 00.000.000/0000-00, quando aplicável
    • [ ] Telefone está preenchido corretamente.
    • [ ] Celular está preenchido corretamente
    • [ ] Quando existe apenas um número, ele foi replicado em telefone e celular
    • [ ] E-mail principal está correto
    • [ ] Endereço está completo
    • [ ] Marcador do grupo foi inserido corretamente ou marcador lead, quando aplicável
    • [ ] Link do Asaas foi inserido
    • [ ] Pasta do Google Drive foi inserida, quando houver
    • [ ] Link da base NXZ ERP foi inserido no padrão correto
    • [ ] Logo da empresa foi inserida
    • [ ] Contato principal foi cadastrado
    • [ ] Contato financeiro/comercial foi cadastrado, se aplicável
    • [ ] Observações estão claras e objetivas


    17. Disposições finais

    Este procedimento deve ser seguido por todos os responsáveis pelo cadastro no Odoo. Em caso de exceções, dúvidas ou necessidade de ajuste no processo, a situação deve ser alinhada com a gestão responsável para manter a padronização e a integridade das informações.